Удобный архив страховой документации

Сегодня многие страховые компании мечтают организовать у себя электронный архив страховой документации, а те счастливые компании, которые уже имеют его, мечтают упросить работу с ним (особенно при возрастающем потоке документов), а именно упростить:

• занесение документов в архив;
• верификацию документов;
• процесс сравнения предстраховых и постстраховых фотографий;
• поиск всей клиентской информации/документов.

Компания DIRECTUM, обладая солидным опытом внедрения ECM-решений, в данной статье делится своим опытом построения удобных архивов страховой документации.

Одно из главных нареканий от сотрудников страховых компаний, ответственных за наполнение архива, - это сложность внесения такого большого количества документов в систему. Под сложностью, как правило, подразумевается необходимость заполнения множества полей в карточках документов, дублирование этих данных в страховых учетных системах, а также сложность прикрепления к заведенной карточке документа его сканированного образа.

Для исключения вышеописанных сложностей мы предлагаем использовать механизмы интеграции и штрихкодирования, которые заложены в системе хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого нужно на все документы, которые поступают от клиентов (например, договор КАСКО с сопутствующими документами), наносить штрих-код, содержащий уникальный номер документа (ID), а также вид этого документа. Иногда компании хотят для простоты проставлять штрихкод стразу на комплект документов, это также допустимо, но тогда исчезает возможность автоматически контролировать комплектность документов и фиксировать фактическое местонахождение оригинала, изъятого из бумажного архива документов. Маркировать документы штрихкодом можно различными способами:

• наклейкой этикетки со штрихкодом на документ. В данном случае предполагается, что этикетки могут печататься заранее (в рулонах) или на месте с помощью принтера этикеток;
• печатью штрихкодов прямо на документы с помощью обычного принтера, если есть свободное место на лицевой стороне или на обратной документа;
• печатью отдельного листа со штрихкодом;
• изначальной печатью штрихкода вместе с бланком документов, таких, например, как полис КАСКО.

После того как все документы промаркированы штрихкодами, сотрудники страховых компаний вносят данные о договоре страхования или страховом случае в учетную систему страховой компании так же, как делали это всегда. Далее необходимо, чтобы часть заведенных сотрудником данных была автоматически перенесена в новую систему хранения страховых документов DIRECTUM. Для этого понадобится лишь два дополнительных нажатия кнопки: первое - в страховой учетной системе для старта переноса заведенных данных и второе - на сканере штрихкодов при их считывании с документов (сканер штрихкодов выглядит аналогично сканерам штрихкодов в магазинах, когда вы покупаете одежду или продукты). После вышеперечисленных действий в системе хранения страховых документов DIRECTUM появляются все необходимые данные, включая уникальный номер документа, заключенный в штрихкоде.

Затем на станции сканирования документов ответственный сотрудник сканирует документы на обычном сканере, сохраняющем их в специальную папку, из которой специальная служба системы хранения страховой документации DIRECTUM забирает файлы и, разделяя их на отдельные документы по штрихкоду, прикрепляет к соответствующим карточкам, которые были автоматически заполнены из учетной системы. Таким образом без ручного труда документы со сканера автоматически попадают в систему хранения страховой документации DIRECTUM с заполненными реквизитами в карточках. Более того, также автоматически происходит фиксирование времени/даты сканирования документа и подразделения/фио сканирующего сотрудника.

Далее на отсканированный документ попадает в специальную папку сотруднику, ответственному за верификацию отсканированных документов, который проверяет качество отсканированных документов и, если оно неудовлетворительное, может отправить документ повторно на станцию сканирования.

Заносить в архив изначально небумажные документы, например электронные фотографии с места ДТП, можно после занесения всех бумажных документов также единым нажатием кнопки "фотографии". Они сохранятся как многостраничный документ, их можно будет легко сравнить, например, с предстраховыми фотографиями автомобиля.

Таким образом, формируется архив страховых документов, который можно открыть из страховой учетной системы нажатием кнопки (для этого могут быть использованы различные механизмы интеграции системы DIRECTUM, такие как com.-объекты либо web-services). Теперь любой документ клиента можно быстро найти. При необходимости нужным сотрудникам могут приходить различные напоминания, например об окончании сроков договоров или о некомплектности какого-либо пакета документов. Использование сканера штрихкодов также облегчает жизнь архивариусу в случае необходимости фиксировать изъятие-возврат оригиналов документов в бумажный архив - для этого необходимо лишь отсканировать штрихкод выдаваемого/возвращаемого документа и указать, кому он выдается и на какой срок.

Ну а после того как в компании организован удобный архив страховой документации, можно уже задумываться и о движении документов между сотрудниками, и об автоматизации различных процессов, например урегулирования убытков. В этом случае процесс урегулирования убытков будет прозрачен для сотрудников и соответственно клиентов, т. е. появится возможность видеть, на какой стадии и у кого находится заявление клиента. Можно в процесс согласования включить "постоянных контрагентов", таких как независимые эксперты и станции ремонта и ТО, предоставляя им доступ к документам через web-интерфейс либо выгружая их на специальный портал. Можно также вести реестр типовых повреждений с целью сбора статистики и принятия управляющих действий с учетом этой статистики и т. п.

Все вышеописанное легко реализуется на базе системы DIRECTUM и ограничивается только фантазией сотрудников страховых компаний, которые в награду получат четко настроенный механизм работы с документами и, как следствие, довольных клиентов, сулящих финансовую стабильность их компании.